

左側のメニュー欄から「ホーム」を選択すると、ダッシュボードを表示します。予約、滞在、出発がある日はゲスト名、人数、客室をボックスで表示します。今日の到着ゲスト、滞在ゲスト、出発ゲストという意味です。
ボックスをクリックするとそのゲストの(勘定)を表示します。到着も、出発も、滞在もない日は、現状ではまだ何も表示されません。それでも予約を表示したい場合は、以下をご覧ください。

左側のメニューから赤丸印の「予約」を選択してください。すべての予約がカレンダー順に表示されます。携帯電話の場合は左上のハンバーガーメニューでメニューが表示されます。
予約は施設毎、部屋毎(ユニット毎orレンタル毎)に、自動でbeds24より全て取り込みます。
青丸印のフォルダーアイコンで内容の確認を、黄丸印の鉛筆アイコンで内容の編集をすることができます。
基本的にはOTA→beds24→クイック宿税帳へデーターが自動で送信されますが、クイック宿税帳で編集、修正した内容をbeds24に送信、上書き、修正することはありません。
googleカレンダーやbeds24など、その他のソフトなどから対象のゲストの名前をコピーして検索バーで検索すると、該当のゲストのみを表示します。
このアプリはOTAコレクトの場合は宿泊代金を回収済みとして、ホテルコレクトの場合は宿泊代金を未回収(宿泊施設回収)と表示して、未払い残高(balance)として認識します。代金回収を忘れていた、急いでいてホテルコレクトを見逃していたということがありません。フォルダアイコンを押すと以下のフォリオ画面となります。
※クイック宿税帳は、単体で予約を新規登録できません。予約を手動で作成する場合はBeds24から作成(add booking)してください。

それぞれの予約ボックス右上のでフォルダマークを押すと、個別のフォリオ(勘定帳)が開きます。個人名、予約番号は網掛けしています。
左側メニュー欄に宿泊施設名、客室、予約者の名前と宿泊人数、日程、カード情報の登録の有無、予約元などの詳細と共に、OTA回収と記載されています。請求(注文)部分と支払い部分から2月12日に宿泊代金の決済がなされている(booking経由で)ことがわかります。つまり、この予約では宿泊費は決済済みで、現地で決済するものは駐車場から、宿泊税等です。この部分からがクイック宿税帳の領域ですが、施設決済(ホテルコレクト)の場合は宿泊費もクイック宿税帳が回収します。当然、現金での回収、その他レジシステムでの回収も可能で、その場合はボックス内にある「+」で編集してください。
中央の大きなブロックには予約金額とその後の注文内容、注文日時、それに応じた消費税や消費税軽減税率、宿泊税等が記載されています。請求項目欄です。
その下の大きなブロックには注文に対して支払いがいつあったのかが、記載されています。支払項目欄です。
未払い代金がある場合には上部に(残高=balance)として表記され、右上の赤丸印のレジマークを押すと、残高のみの決済を一斉にかけることが可能です(クレジットカード登録がある場合)。
この予約はテスト段階のもので、クレジットカード番号はこの宿帳に入力(登録)されていませんが、残高はすでに決済されています。別のシステムを通じてStripe決済したものを取り込んで表示していて、beds24とStripeとの正しい接続が完了していることがわかります。
当然、ゲストが利用するフロントエンド(宿帳側)でも、上の画像のように同じ帳面(勘定)が表示されます。バックエンドからゲストの宿帳を表示させるのは、右上の水色のボタン「ゲストポータル」を押してください。
バックエンド画面右上の黄色丸印、更新マークは、例えば宿泊税の税率改正や消費税軽減税率等の税法改正のタイミング、または子ども料金を途中で変更した時など、設定を反映させるためにご利用ください。再計算します。新しい税金の登録作業も含めて、3分程度で消費税率の変更などは完了します。税率を変更する前にはスクショなどでバックアップをお取りください。過去の勘定も一斉に変更されてしまいます。
※明細の横の鉛筆アイコンでは、価格を手動で訂正することができます(例えば割引など)。
※このフォリオの画面から、ゲスト側の宿帳を見るには、右上のゲストポータルを押すと、フロントエンド側からも確認できます。
※画面下部の宿帳からは、入力されたそれぞれの身分証明書等を、バックエンド側から確認することができます。
試しに画面右上の「ゲストポータル」を押すと、以下のような画面になります。
UI:ライト色 言語:スペイン語

UI:ダーク色 言語:日本語

これはゲスト側の宿帳画面です。ゲストはスペイン語圏の人のようです。右上の赤丸印で国旗部分で言語切り替えができます。緑丸印の月アイコン(または太陽アイコン)を押すと、宿帳のUIをダークとライトのどちらかに切り替えることができます。切り替えると右図のようになります。
こちらがUI(ダーク色)です。UIをダーク色、ライト色に切り替え可能なのは、フロントエンド(宿帳側)のみです。
バックエンドのUIをこのように変更することはできません。
ダッシュボード

宿泊税の計算がおかしい場合は、子ども料金の設定がきちんとなされているかを確認してください。ゲストのボックスを押すとそのままフォリオを開きますが、右クリックで別のタブで複数のゲストのフォリオを開くことも可能です。
ゲストAのフォリオ

ゲストBのフォリオ

何組もゲストがいる場合、尚且つ現金で支払いたいゲストも一定数います。ちょうど現金が重なって、チェックアウトがたくさんいる。そんな場合もあります。
上の画像のゲストAからは、宿泊税600円と駐車料金1100円を、下の画像のゲストBからは宿泊税の600円を回収しなければなりません。複数タブで開いておけば、チェックアウト時に誰からいくら回収しなければならないか、一目瞭然です。現金をもらってドロワーにしまい、支払い部分の+で手動で支払いを作成してください。忙しくて徴収しそびれたと言っても、県税事務所、各税事務所は許してくれません。他にもレジがある場合、そちらのレジでも現金の入出金処理を同様にしてください。
※ 予約が入った直後にすぐに1通、チェックインの1週間前に1通、チェックインの3日前に1通、宿帳記入依頼のメールを自動でゲストに送信します。このメール送信にはBeds24の機能を自動的にこのアプリが使います。
TIP: この自動送信メールとは別に、「駐車場のご予約はご不要ですか?宿帳から事前予約(購入)が可能です。リンクはこちらになります」このような手動メールで、かなりの確率で駐車場をご予約、ご購入いただけ、クレジットカードのご入力もいただけます。
宿帳へのインビテーションメール(日本語)

宿帳へのインビテーションメール(英語)

上記がデフォルトの招待メール(日、英)です。予約直後に自動送信します。言語はアプリが自動で選択します。
※airbnbでご予約のゲストにはメッセージでインビテーションメールを手動送信してください。airbnbにはエリアスメールがないため、自動送信されません。
宿帳記入を促すリマインダーメール(日本語)

宿帳の記入を促すリマインダーメール(英語)

上記がチェックインの1週間前と、3日前に自動送信されるリマインダーメール(宿帳記入の催促)です。
これでもまだ、宿帳入力しないゲストもいます
TIP: これらの自動送信メールとは別に、「駐車場のご予約はご不要ですか?宿帳から事前予約(購入)が可能です。リンクはこちらになります」このような手動メールで、かなりの確率でご予約、ご購入いただけ、クレジットカードのご入力にもご協力いただけます。チェックインから遡って換算する予約のタイミングにもよりますが、これで合計で最大4回、チェックインまでに宿帳記入を促したこととなります。
※airbnbでご予約のゲストにはメッセージで手動送信してください。airbnbにはエリアスメールがない(廃止した)ため、自動では送信されません。
※重要:メールの送信では、bookingなどのOTA側でも、メールのセキュリティ設定が必要です。OTA側でリンクを非表示にしてしまう設定がデフォルトであります。これを解除するのはbooking.com Extranet側からできます。添付するURLのドメイン部分(例えばapp.travelerswharfshichigahama.com, or app.quickguestbook.jp, or app.yourdomain.com)を指定して、送付許可に設定にしないと、リンクが非表示になってしまい、ゲストが宿帳にアクセスできません。
送信元メールの許可設定も必要です。(nobodyreply@travelerswharfshichigahama.com, or nobodyreply@quickguestbook.jp, or nobodyreply@yourdomain.com)を指定してそれらのメールアドレスからの送信を、booking.com extranet側で許可してください。
送信したメールがbooking側で非表示、blanc、もしくはremoved等になっていないか、ご確認ください。
※最重要:Agodaでご予約のゲストには自動送信メールでも手動送信メールでも、Bookingで正確にセキュリティ設定しようとも、Agoda側のセキュリティ設定上、ゲストがリンクを見ることができません。bookingのアフィリエイトとしてのAgoda掲載分からの予約であることは、Beds24、及びbookingに記載されるゲストの電話番号と住所から判別可能です。これらの予約は02からはじまる存在しない電話番号、バンコクのPrudential Tower という住所に、必ずなっています。Beds24上にAgodaからの予約に関してフラッグをつける設定を行い、管理者がAgodaからだと気が付きやすいように設定してください。
直接はAgodaに掲載していないのに、Agodaから予約があることがあります。これは宿泊施設側からはbookingでの予約のように見えますが、AgodaがBookingの情報を、アフィリエイト掲載しているのです。同様のことが楽天お宿(旧ライフルステイ)でも起こり得ます。ゲストはAgodaから予約したが、宿泊施設側にはBoookingからの予約に見えます。これに気がつくことができれば、早期のうちにbookingオペレーターに電話、もしくはメールすることが可能です。Bookingのオペレーターへは、
①メールに記載のリンクはゲストの宿帳のリンクで、とても重要なものであること。
②「Agoda経由で」「楽天経由で」、リンクをゲストにあらゆる手段で伝えるよう、強くお願いしてください。
これは10年ほど継続して当方もbookingへ改善のお願いをしておりますが、現状改善の見込み、見通しはありません。基本的に考えると通常のことです。Aさん(ゲスト)がB(アゴダ)さんに住所や電話番号などの個人情報を教えたとします。BさんはC(bookingや宿泊施設)さんにAさんの住所や電話番号を勝手に教えて良いのでしょうか?基本的には許可を受けてからでないとできません。宿帳も基本的には同じことで、BさんやCさんからではなく、宿泊施設が主体的に取得する必要があります。
※宿帳の記入は、公安委員会、および警察庁からの、各都道府県警察、ないしは宿泊業者への行政指導、もしくは通達です。通達のダウンロードはこちら。
クイック宿税帳(クイックゲストブック)がこれらの設定、フロント業務の効率化、省力化、安全性の向上、宿帳の取得、宿泊税の計算、ゲストとのコミュニケーション、売上と顧客エクスペリエンスの向上、納税用資料の作成を強力にサポートいたします!!

上記画面はBeds24の画面です。カレンダーから該当の予約を押すと表示され、さらにMessageタブで、ゲストとの連絡ができます。過去のゲストとのメールのやり取りも記載されています。
Logタブを見るとゲストが予約をしたのは8:44分で、予約後1分もかからないでシステムが自動的にインク付きメール(インビテーション)を送信しています。
そのインビテーションメールに気がつく前に、ゲストは駐車場を気にしておられます。予約の4分後に駐車場も予約したいとゲストから連絡がありました。
宿帳へのインビテーションメールにまだ気が付いていないようですので、その13分後、宿帳リンクを手動で再送しています。これはBeds24から操作して送信しています。実際はその後すぐに宿帳に入力があり、駐車場も決済がなされました。
iPadでのUI確認画像



上記は実際に使用している宿帳側の情報項目部分の画像です。アップセルにはアーリーチェックインも、レイトチェックアウトも、そのオートコレクト(自動集金)も、そのキャンセルポリシーやリクエスト制販売についても完全に理解して設定をしました。でも宿主にとって一番困るのは、大量のゲストが同じ時間に一斉に押し寄せることです。
単なる分散チェックイン対策ではありますが、大いに機能し、逆にゲストは大喜びです。期間が終了すれば、管理画面側で対象の情報項目を非表示にするだけです。子ども料金も扱いにくく、宿泊施設にとって敬遠されがちですが、実は子ども料金も大人気です。
これらも、クイック宿税帳が協力にサポートします!!
吾輩はデベロッパー系の猫である。名前はまだない。なにやら人はそれをホワイトラベルというらしい。どこで生れたか頓と見当がつかぬ。何でも薄暗いじめじめした所でニャーニャー泣いていた事だけは記憶している。確か、かあちゃんは、アルゼンチンの小さな海辺の町と言っていた記憶も、わずかながらある。